Je kantoor beveiligen: De 5 beste tips!
Op ieder kantoor vind je veel waardevolle spullen terug. Denk maar aan eens aan alle computers of andere kostbare machines of apparatuur die er kunnen staan. Ook (juridische) documenten, aankoopfacturen en natuurlijk cash geld vertegenwoordigen een grote waarde. Dus of een kantoor nu bestaat uit een paar kamers, een volledige verdieping of zelfs een volledig pand. Zorg er altijd zo goed mogelijk voor, dat jouw kantoor beveiligd is.
Buiten dat zorg je met een goed beveiligd kantoor er niet alleen maar voor dat de inboedel beschermd is. Het kan namelijk ook de kosten van je verzekeringspremie nog eens flink verlagen. Reden genoeg dus om goed na te denken over een solide plan van aanpak, zodat je straks zorgeloos de deur van kantoor achter je dichttrekt.
Deze tips zijn:
1. Houd belangrijke gegevens en data afgesloten
2. Zorg voor effectieve en efficiënte verlichting
3. Kantoor beveiligen door het installeren van beveiligingcamera’s
4. Maak gebruik van een alarmsysteem
5. Sluit je alarm (en eventueel camera’s) aan op een meldkamer
1. Houd belangrijke gegevens en data afgesloten
1.1 online gegevens
Dit klinkt misschien als een no-brainer, maar tóch gaan we de vijf beste tips om je kantoor te beveiligen hiermee van start. Het blijkt namelijk dat veel mensen (en dus ook jouw personeel of collega’s) onzorgvuldig met documenten, gegevens en data omgaan. Het is dus van belang dat iedereen vanaf de eerste werkdag rekening houdt met hoe zij gegevens op een goede en veilige manier moeten verwerken, opslaan en beveiligen. Het beschermen van gegevens komt vooral neer op een stuk bewustwording van de risico’s die handelingen, of juist het ontbreken van bepaalde handeling hebben.
Anno 2020 komen gevaren namelijk niet enkel meer van inbrekers of dieven die het op jouw waardevolle spullen hebben gemunt maar ook steeds vaker van het wereldwijde web. Cybercrime is niet zomaar één van de snelst groeiende criminele markten geworden. En het grote nadeel ervan is dat jouw gehele kantoor zo goed beveiligd is als de zwakste, of beter gezegd, minst ingelichte schakel binnen de organisatie. Want hoewel je het tegenwoordig niet meer verwacht trappen nog veel mensen in de valkuilen van phishingmails, virussen of malware. Zorg dus dat je medewerkers hier zorgvuldig en bewust mee omgaan.
1.2 Het geheim van een goed wachtwoord
Het geheim hiervan zit hem in de lengte van het wachtwoord.
Een bekend en voor veel mensen vaak frustrerend probleem is het instellen van een wachtwoord. Hier bestaat vreemd genoeg nog veel onduidelijkheid over. Dit wordt waarschijnlijk veroorzaakt door de vele diensten die vragen om een wachtwoord bestaande uit een mengelmoes van vele speciale tekens. Lastig om te typen en vaak nog moeilijker om te houden. Zeker wanneer je deze om de zoveel maanden nog eens moet vernieuwen.
Het geheim van een goed wachtwoord zit hem echter niet in het verzinnen van een onmogelijk wachtwoord. “uWzPY98v!Z” is bijvoorbeeld veel gemakkelijker te kraken dan een simpele zin als “dekatkrabtdekrullenvandetrap”. Het geheim hiervan zit hem in de lengte van het wachtwoord. Hoe meer tekens, hoe lastiger het is om ‘per ongeluk’ op de juiste combinatie te komen. En desondanks zijn ze gemakkelijker te onthouden waardoor wachtwoorden niet meer door gebruikers ergens genoteerd, of erger nog, opgeslagen hoeven te worden. Simpel, doeltreffend maar vooral veilig!
Een ander veel voorkomend probleem is dat computers vaak onnodig open blijven staan wanneer de gebruiker hier niet achter zit. Dit kan met name link zijn wanneer onbevoegden in jouw kantoor aanwezig zijn. Dit valt gemakkelijk op te lossen door computers zo in te stellen dat het scherm automatisch vergrendeld. Bijvoorbeeld wanneer er binnen één of twee minuten dat er geen actie wordt geregistreerd wordt door het toetsenbord of de muis. Zo kunnen onbevoegden nooit zomaar aan gevoelige informatie komen. Ook niet wanneer jij of een ander persoon kort in bespreking of bijvoorbeeld aan het lunchen is.
2. Zorg voor effectieve en efficiënte verlichting.
Inmiddels heeft de prijs van led-lampen een duikvlucht genomen. Hierdoor is er zowel economisch als ecologisch dan ook geen reden om ’s nachts alle verlichting uit te schakelen op kantoor. Toch moet je ook met verlichting goed opletten omdat het in sommige situaties een kwaadwillend persoon alleen maar helpt. Een felle lamp met bewegingsdetectie kan namelijk verblindend werken. Maar let op! Het kan ook de spreekwoordelijke rode loper uitrollen voor figuren die je juist buiten de deur wilt houden. De combinatie van verlichting aan de buitenkant van een ingang en de hal hierachter wordt vaak geadviseerd. Ook kan het een goede keus zijn de gehele begane grond verlicht te laten.
3. Kantoor beveiligen door het installeren van beveiligingcamera’s
Er zijn veel voordelen aan het in het bezit hebben van een aantal camera’s. Ondanks dat je een vertrouwensband hebt met bijvoorbeeld je collega’s of personeel kan het altijd eens voorkomen dat iemand om welke reden dan ook een keer slechtere bedoelingen heeft. Maar belangrijker is het effect dat het heeft op indringers of criminelen. Alleen het zien van de camera’s voorkomt vaak al dat er een poging ondernomen wordt. Wel is het belangrijk om met een aantal zaken rekening te houden wanneer je camera’s laat installeren. Kies je bijvoorbeeld met je kantoor beveiligen voor een bekabeld of juist een draadloos camerasysteem?
Draadloze systemen zijn handig wanneer er voldoende stopcontacten rondom de camerapunten aanwezig zijn. De draadloze systemen verzenden camerabeelden namelijk niet door de lucht maar via het elektriciteitsnetwerk. In principe dezelfde techniek dus als de meer bekende powerlines voor het internet. Het voordeel hiervan is dat er geen verlies aan beeldkwaliteit is. Ook is het mogelijk te verzenden tot over een afstand van maar liefst 500 meter van de aanwezige recorder.
Een bekabeld systeem werkt dan weer met PoE (Power over Ethernet). Hiermee voorziet de recorder de camera’s via de bedrading van de benodigde stroom. Dit is vooral handig wanneer er niet veel stopcontacten aanwezig zijn. Nadeel hiervan is natuurlijk dat je kabels moet weg werken. Daar bovenop treedt kwaliteitsverlies vaak al vanaf circa 100 meter bekabeling op.
Het installeren van camera’s alleen is ook niet genoeg om zeker van je zaak te kunnen zijn. Want zelfs wanneer je een UPS hebt staan om stroomverlies door een storing of sabotage op het elektriciteitsnet op te vangen. Dan kunnen ongure types alsnog de bekabeling tussen de camera en recorder saboteren. Er zijn zelfs gevallen bekend waarbij dieven de gehele recorder stelen waardoor je opgeslagen beelden alsnog niets waard zijn. Wanneer je camera’s in bezit hebt moet de recorder dan ook altijd vergrendeld te zijn in bijvoorbeeld een afgesloten ruimte of kluis. Bekende producenten van kwaliteitscamera’s zijn ander andere UNV, Hikvision, Dahua en Axis. Hierbij staan zeker Hikvision en UNV als uitstekend bekend.
4. Maak gebruik van een alarmsysteem
4.1 onmisbare schakels binnen de beveiliging
Alhoewel het gebruik van een alarmsysteem in deze lijst op de vierde plek staat. Is het laten installeren van een alarmsysteem één van de eerste dingen waar je aan zal moeten denken om de beveiliging van je kantoor te vergroten. Net als bij camera’s het geval is werkt een alarmsysteem allereerst al afschrikwekkend. Maar weinig indringers die nog durven in te breken wanneer ze zien dat er in jouw kantoor een sirene, magneetcontact of een infrarood sensor gemonteerd is. Hij weet namelijk dat bij de eerste de beste poging de hele buurt op stelten staat. Dan heeft de inbreker geen tijd om zijn kans te verzilveren. Een alarm is wat dat betreft één van de oudste, maar nog steeds het meest doeltreffende systeem om de beveiliging van je kantoor te vergroten.
De geschiedenis van alarmsystemen gaan terug tot in het midden van de 19e eeuw waarbij simpele elektromagneten een belletje doen rinkelen. Dit wanneer de magneten van elkaar worden gescheiden door bijvoorbeeld het openen van een deur. Gaandeweg zijn deze eenvoudige systemen uitgegroeid tot onmisbare schakels binnen de beveiliging. Alhoewel ze lange tijd bekend stonden als log, lastig en soms zelfs onhandelbaar, is daar vandaag de dag weinig meer van waar. Om het alarm te bedienen of zelf te leren installeren heb je tegenwoordig geen cursus meer nodig.
4.2 Fabrikanten
Ajax Systems – “When security is art”
Bekende producenten van alarmsystemen zoals DSC, Bosch en Jablotron staan allemaal bekend om hun gebruiksgemak. En met bijvoorbeeld de komst van het bekroonde Ajax Security Systems wordt een alarmsysteem zelfs sexy, of toch op z’n minst als esthetisch verantwoord gezien. Zij voeren niet voor niets het motto “When security is art.” Beveiliging voor binnen en buiten waarbij niet enkel de standaard alarmen maar ook andere bijzondere alarmen kunnen worden gegeven. Denk maar aan brand-, rook- of co2-detectie. Of misschien werk je wel met apparatuur die bijzonder gevoelig is voor temperatuur- of luchtvochtigheid verschillen. Dan is het wel zo fijn dat je direct een seintje krijgt om maatregelen te nemen, gewoon direct op je mobiel.
Alarmsystemen zoals dat van Ajax Security Systems zijn dan ook meer dan enkel nog een alarmsysteem. Ze kunnen zelfs als hub voor je domotica fungeren. Dus wil jij de verwarming of juist airco remote op- of afzetten, dan doe je dat met één druk op de knop binnen de applicatie. Net zoals je bijvoorbeeld de verlichting kan in- en uitschakelen. Met het grote voordeel dat de draadloze technologie inmiddels zover is dat deze even feilloos werkt als een systeem dat voorzien is van bekabeling maar dan zonder al het prutswerk om alle kabels netjes weggewerkt te krijgen. En om de beveiliging nog meer te vergroten kan je het alarmsysteem ook nog aansluiten op een meldkamer. Daarmee zijn we direct aanbeland bij de volgende tip.
5. Sluit je alarm (en eventueel camera’s) aan op een meldkamer
Een meldkamer staat ook wel bekend als noodcentrale of alarmcentrale. De meldkamer is een dienst die belast is met het ontvangen, registreren en afhandelen van incidenten die zich binnen jouw kantoor voordoen. De meldkamer is zogezegd het kloppend hart van jouw beveiliging op kantoor. Is er een sabotage-alarm bij jou? Dan zal de meldkamer 24 uur op 7 direct al het nodige doen om dit opgelost te krijgen. Wanneer er daadwerkelijk een alarm afgaat welke op indringers duidt. Dan zorgt de meldkamer ervoor dat een particulier beveiligingsbedrijf of de officiële hulpdiensten direct worden ingeschakeld. Het is daarom belangrijk dat zowel het alarmsysteem als ook de meldkamer naadloos op elkaar aansluiten.
Niet ieder alarmsysteem is ook geschikt om op een meldkamer aan te sluiten. Zeker de goedkopere modellen die voor een paar tientjes tot een paar honderd euro te koop zijn niet. Kijk voor aanschaf daarom altijd eerst of dit überhaupt wel een optie is. Systemen van bijvoorbeeld Jablotron en DSC kunnen altijd op een meldkamer worden aangesloten. Het systeem van Ajax Security is één van de goedkopere manieren om zeker te kunnen zijn dat meldkamer en alarmsysteem ook feilloos samenwerken is.
Buiten het alarmsysteem is het in Nederland ook toegestaan om videotoezicht te houden. Hierbij houden speciaal opgeleide beveiligingspersoneel van de centrale continu toezicht op de camera’s. Het gebeurt namelijk vaak dat mensen die kwaad van zin zijn van tevoren eerst poolshoogte komen nemen. Op deze manier kunnen ze de situatie en risico’s inschatten. Videotoezicht houdt hier rekening mee. Ze zullen zonder te twijfelen actie ondernemen wanneer er zich verdachte situaties rondom jouw eigendom(men) voordoen.
Ten slotte:
Bij het beveiligen van je kantoor kan veel meer komen kijken dan je op het eerste oog verwacht. Beveiligingsrisico’s komen namelijk niet enkel van buiten. In sommige gevallen zelfs van binnen de organisatie of anders wel via digitale wegen. Buiten heeft iedere ruimte of pand weer zijn eigen sterke maar juist ook weer zwakkere beveiligingspunten. Een goede eerste is om te beginnen met het aanschaffen van een degelijk alarmsysteem zoals dat van DSC of Ajax. Door hier gebruik van te maken voorkom je de gevaren die van buitenaf komen al grotendeels. Zeker wanneer je ook nog camera’s laat installeren en alles aangesloten is op een meldkamer. Daarbuiten is het handig om een beveiligingsplan op te stellen waar alle medewerkers zich aan moeten houden. Hiervoor neem je best eens contact op met een expert op het gebied van beveiliging.
Wij vinden het superleuk als je je reactie wilt achterlaten. Klik op de reactieknop onderaan deze pagina. Alvast bedankt!